Der Arbeitsalltag eines jeden Menschen wird von vielfältigen Prozessen begleitet. Funktionieren diese Abläufe dauerhaft reibungslos, werden sie von allen Beteiligten kaum wahrgenommen und deshalb auch nicht als störend empfunden. Negativ auffällig sind Vorgänge vor allem dann, wenn sie uns “die Zeit rauben”, fehleranfällig sind oder schlichtweg nicht zur Verfügung stehen, wenn wir sie dringend benötigen!
Self Service Portale spielen eine entscheidende Rolle dabei, diese Prozesse effizient und ortsunabhängig zu gestalten. Anhand eines Beispiels zur Software-Bereitstellung zeigen wir Ihnen, wie der Einsatz eines Digital Workplace komfortables Arbeiten unabhängig vom Standort ermöglicht und wie Self Service Portale die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern.
Maria sitzt zu Hause an ihrem neuen Schreibtisch und grübelt. Ihr Arbeitsalltag hat sich stark verändert, seit sich ihr Arbeitsplatz ins Homeoffice verlagert hat. Grundsätzlich kommt sie mit der Umstellung gut zurecht – einige Vorteile der Heimarbeit, wie die eingesparte Fahrtzeit oder die reduzierte Geräuschkulisse, möchte sie nicht mehr missen. Doch manchmal fühlt sie sich abgeschnitten von der Firma.
Gerade wurde ihr eine Aufgabe übertragen, für die sie eine Software benötigt, die bislang nicht auf ihrem Laptop installiert ist. Was nun? Früher wäre sie einfach ins Büro nebenan gelaufen, um die Freigabe der Bestellung von ihrem Teamleiter Moritz einzuholen. Anschließend hätte sie das eingescannte Dokument per E-Mail an die IT-Abteilung weitergeleitet und auf Rückmeldung gewartet. Aber jetzt?
Damit Arbeitnehmer:innen auch außerhalb des Firmenbüros wirklich produktiv arbeiten können, müssen ehemals manuell durchgeführte Prozesse durch digitalisierte Workflows ersetzt werden. Self Service Portale sind hierbei der Schlüssel. Nur so ist eine vollständig zeit- und ortsunabhängige Beteiligung aller in den Prozess involvierten Personen möglich.
Grundlegend dafür ist die Einführung einer zentralen digitalen Arbeitsplattform – dem Digital Workplace. Diese Plattform stellt Informationen, Anwendungen und Services ortsungebunden zur Verfügung. Über ein solches Self Service Portal können Mitarbeitende eigenständig Services wie eine Softwarebestellung über den Webbrowser anstoßen. Die dahinter festgelegten Prozessschritte zur Freigabe des Antrags sowie die abschließende IT-Bereitstellung werden weitgehend automatisiert durchgeführt und benötigen nur noch ein minimales Maß an menschlicher Interaktion.
Ein Self Service Portal funktioniert wie ein Shop-System. Der Anwender wählt aus einem Katalog an Services den gewünschten Service aus und legt ihn in den Warenkorb. Sobald er die Bestellung abschließt, wird der dahinterliegende Prozess in Gang gebracht und durchläuft automatisiert alle notwendigen Schritte.
Im Falle von Maria könnte die Softwarebestellung dann so ablaufen:
Effiziente Prozesse, die ohne Umwege schnell zum gewünschten Ziel führen, sind der Schlüssel für produktives Arbeiten. Eine optimierte Arbeitsumgebung sowie ein hohes Maß an Selbstbestimmung und Eigenverantwortung fördern das Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
Neben der Hard- und Softwarebestellung lassen sich viele weitere Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Ob Onboarding-Prozesse, Urlaubsplanung, Fuhrpark- oder Zertifikatsverwaltung – verabschieden Sie sich von lästigem Papierkram, zeitaufwendigem E-Mail-Pingpong und der manuellen Pflege von Listen oder Tabellen. Mit intelligenten Prozessen legen Sie den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit und steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden