Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters setzt in nahezu jedem Unternehmen einen umfangreichen Onboarding-Prozess in Gang, der mit immer wiederkehrenden Aufgaben für die unterschiedlichen Abteilungen einhergeht. So muss HR beispielsweise die Personaldaten des Neuankömmlings aufnehmen und eine Personalnummer vergeben, die IT-Abteilung den Arbeitsplatz mit entsprechender Hard- und Software vorbereiten sowie rollenspezifische Zugriffsberechtigungen erteilen und vieles mehr.
In zahlreichen Unternehmen werden die anfallenden Aufgaben von den Verantwortlichen noch manuell per E-Mail an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet und Prozess-Schritte in Excel-Tabellen nachgehalten. Das kostet nicht nur enorm viel Zeit, sondern ist auch sehr fehleranfällig.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen deutlich schneller und effizienter gestalten können und zudem Kosten und Fehler reduzieren.
Karsten arbeitet seit mehreren Jahren als IT-Admin in einem mittelständischen Unternehmen, das in Zukunft weiter wachsen möchte und daher regelmäßig neue Mitarbeiter einstellt. Seine Aufgaben im Onboarding-Prozess sind klar definiert und er erledigt sie routiniert, auch wenn ihn die Abstimmung mit den Kollegen aus anderen Abteilungen oftmals mehr Zeit kostet als geplant. Leider kam es in der Vergangenheit schon mehrfach vor, dass ihn die Nachricht über eine Neuanstellung erst kurz vor dem eigentlichen Einstellungstermin erreichte und er dann \“auf die Schnelle\“ die erforderlichen Arbeitsmittel und Berechtigungen bereit stellen sollte. Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor?
So wie Karsten geht es vielen IT-Fachkräften. Sie arbeiten oft reaktiv, unter starkem Zeitdruck und sind aufgrund einer Vielzahl an Routine-Aufgaben permanent ausgelastet. Dabei lassen sich wiederkehrende Workflows wie beispielsweise der Onboarding-Prozess sehr gut digitalisieren und in Teilen automatisieren.
Wie so ein intelligenter Prozess aussehen kann, zeigt die folgende Grafik (stark vereinfacht):
Die Vorteile digitaler und teilweise automatisierter Prozesse liegen klar auf der Hand:
Mithilfe von intelligenten Prozessen lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe deutlich schneller, effizienter und somit auch kostengünstiger erledigen. Als positiver Nebeneffekt sorgen reibungslose Abläufe für eine höhere Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Natürlich lassen sich neben dem Onboarding-Prozess auch zahlreiche andere Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Ob Urlaubsplanung, Hard- & Software-Bestellungen, Fuhrpark- oder Zertifikatsverwaltung: Verabschieden Sie sich von lästigem Papierkram, zeitaufwändigem E-Mail Ping-Pong und der manuellen Pflege von Listen oder Tabellen – legen Sie mit intelligenten Prozessen den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachabteilungen und machen Sie Ihre Mitarbeiter und Ihren Geschäftsführer glücklich